Medlemsadministration & klubsystem

Mangler din forening eller klub det perfekte system til at holde styr på medlemmer, kontingentbetalinger mm.? – Så er du kommet til det rette sted!

Forside / Foreninger & Sportsklubber

Nem administration af kontingenter, aktiviteter & økonomi

MedlemsKontoret.dk tilbyder dig og din forening professionel administration til faste lave priser.

Gennem de sidste mange år har Medlemskontoret specialiseret sig i administration af foreninger & klubber

MedlemsKontoret er specialiseret i at være den hjælpende hånd til foreninger og klubber i form af administrationen af medlemskontingenter, rykkere, ind- og udmeldelse, bookingsystem til styring af aktiviteter, bogføring og regnskab, netbutik og en lang række andre ydelser. Din kontakt hos MedlemsKontoret er selv mangeårigt medlem i en klub, og har derfor nært kendskab til, hvad det vil sige at drive en klub såvel som en forening.

En forening eller klub drives ofte af frivillige kræfter, når en så vigtig funktion som medlemsadministration outsources til MedlemsKontoret, sikrer man …

At GDPR overholdes
At opkrævninger udsendes til tiden
At alle tidsfrister i regnskabet overholdes
At aktiviteter kan bookes uden problemer
At foreningens webbutik fungerer upåklageligt
At foreningen regnskab kan tåle en revisor gennemgang, hvert år

Hos Medlemskontoret tager vi administrationen af medlemsservice & klubsystem seriøst, og det betyder at vi tilbyder denne service med eller uden en frisk hjemmeside, – du bestemmer!

Hos Medlemskontoret fokuserer vi på at være en hjælp og støtte til foreningen eller klubben. Derigennem får vore kunder mere tid til deres primære aktiviteter, fordi der er sikkerhed for at administrationen kører gnidningsløst.

Vi foretager administrationen gennem det velkendte software system WinKAS Pro, der er udviklet med det specifikke formål at håndtere ind/udmeldelser, online booking af forenings- og klub arrangementer, håndtere medlemsdatabase samt webshop. Har foreningen eller klubben allerede en website som der tilfredshed omkring, sørger vi for at linke de aktiviteter vi administrerer til den eksisterende side.

Ønsker man en helt frisk website, udvikles denne i WinKAS systemet uden ekstra gebyr.

Ydermere tilbyder Medlemskontoret at stå for bogføring, så den årlige revision foregår let og smertefrit, samt tilbyder telefonsupport, såfremt der skulle være noget, du er i tvivl om.

Kort sagt, så tilbyder Medlemskontoret en totalløsning til foreninger & klubber, hvor I bestemmer hvor meget eller hvor lidt hjælp I ønsker. For Medlemskontoret giver jer:

Hjemmeside – dit valg:

Har foreningen eller klubben allerede en website som der er tilfredshed omkring, sørger vi for at linke de aktiviteter vi administrerer til den eksisterende side.

Ønsker man en helt frisk website, udvikles denne i WinKAS systemet uden ekstra gebyr og kan bl.a. indeholde:

Klubbens domæne, og være klubbens officielle hjemmeside.
Alle oplysninger for nye og gamle medlemmer.
Betaling med VISA/Dankort og MobilePay.
Indmeldelsesblanket med betaling.
Log ind for medlemmer, med forskellige rettigheder.
Aktivitetskalender.
Bookingsystem med mulighed for betaling.
Medlemslister.
Administrator funktioner.
Webshop med betaling

Online medlems database:

MedlemsKontoret.dk opretter databasen for jer
Jeres elektroniske medlemsoplysninger bliver konverteret og lagt ind i den nye medlemsdatabase, så I ikke behøver at indtaste eksisterende data igen.

Indmeldelse via Internettet
I kan vælge, at nye medlemmer med det samme kan melde sig ind fra jeres hjemmeside ved at indtaste deres kontaktoplysninger direkte i medlemsdatabasen.

Mulighed for VISA/Dankort og MobilePay
Indmeldelsen kan kombineres med VISA/Dankort og MobilePay via hjemmesiden, så efterfølgende opkrævning bliver overflødig.

Du kan læse mere under Medlemsdatabase

E-mail generator:

For foreningens to kontaktpersoner kan vi oprette mange forskellige medlemslister, med lige de oplysninger som foreningen ønsker.

Fra alle disse medlemslister er det muligt at sende mail til alle på listen, disse mail kan gøres personlige ved at flette oplysninger ind fra medlemmets medlemskort, f.eks. navn, skyldig saldo, eller fødselsdato.

Der bliver sendt en mail til hvert medlem, som loven foreskriver.

Mail fra WinKAS bliver ikke afvist af div. spamfiltre, da WinKAS er registreret som troværdig ikke skadelig afsender.
Du kan læse mere under Foreninger og sportsklubber FAQ

Online indmeldelse:

Har foreningen eller klubben allerede en website som der er tilfredshed omkring, sørger vi for at linke til en indmeldelsesformular med Visa/Dankort & Mobile Pay betaling.

Har man bedt om at få en helt frisk WinKAS website (uden ekstra gebyr), indeholder den allerede indmeldelsesformular med Visa/Dankort & Mobile Pay betaling.

Du kan læse mere under Foreninger og sportsklubber FAQ

Online betaling:

Som kunde hos Medlemskontoret sørger vi for opsætning af online betaling gennem udbyderne Clearhaus & Quickpay.

VISA/Dankort og MobilePay koster ikke noget i oprettelse.
MobilePay har et fast gebyr hver måned.
Begge ovenstående har et gebyr på hver betaling, som falder alt efter antallet af betalinger pr. måned.

Kontingentopkrævning sendes automatisk og til tiden:

Foreningen og MedlemsKontoret.dk aftaler hvilke regler der skal gælde for kontingentopkrævning.
I medlemsdatabasen registreres det for hvert enkelt medlem, hvilket kontingent (eller flere) der skal opkræves.

Året rundt sender MedlemsKontoret.dk løbende opkrævninger, i overensstemmelse med medlemsdatabasen, og de aftalte regler.

MedlemsKontoret sender alle opkrævninger af kontingent og abonnement via Betalingsservice.
Du kan læse mere under Foreninger og sportsklubber FAQ

Rykkere sendes automatisk og til tiden:

MedlemsKontoret.dk kan efter aftale automatisk opkræve for manglende kontingentbetaling ved udsendelse af betalingspåmindelser eller rykkere.
Hvis foreningen / klubben ønsker det, kan der tillægges et rykkergebyr.

MedlemsKontoret sender alle betalingspåmindelser og rykkere via Betalingsservice.
Du kan læse mere under Foreninger og sportsklubber FAQ

Betalingsservice:

MedlemsKontoret.dk sender alle kontingent og abonnements opkrævninger via Betalingsservice.
MedlemsKontoret.dk er specialist i Betalingsservice.
Du kan læse mere om Betalingsservice her!

Online booking af aktiviteter:

Medlemskontoret er eksperter i opsætning og vedligehold af online bookingsystemer, så foreningens / klubbens aktiviteter altid fremstår opdaterede og lette at gå til. Der er mulighed for at tilvælge betalingssystem til integrering med booking systemet. Benyt det f.eks. til:

Holdbooking: Hvor personer kan tilmelde sig til alle mulige aktiviteter.
Resursebooking: Til Baner, Haller, Lokaler, Både, Biler mm.
Stort set alt kan lade sig gøre.

Bogføring og regnskab:

Når Medlemskontoret benyttes til administrative opgaver i foreningen/klubben, er det også muligt at tilvælge bogføring. På den måde kan endnu flere frivillige kræfter frigives, og regnskabet klargøres til den årlige revision.

Lønregnskab med Danløn

Er der ansatte i foreningen / klubben der oppebærer løn kan MedlemsKontoret står for lønregnskabet. Vi udfører alle nødvendige oprettelser & tilmeldinger, og skal blot en gang månedligt have besked på lønsummen af de enkelte ansatte, så klarer vi resten.

Netbutik / webshop:

Med denne service kan foreningen sælge næsten alt lige fra klubtøj til fiskekroge.
Webshoppen er fuldt integreret med medlemsdatabasen.
Med Webshoppen følger en fuldt integreret lagerstyring. Samtlige transaktioner bogføres automatisk de relevante steder både i medlemsdatabasen, i finansbogholderiet og i lagerstyringen.

Telefon support:

MedlemsKontoret.dk hjælper sine kunder med hurtige svar på administrative og regnskabstekniske spørgsmål. Vi har telefonerne åbne både i dag- og aftentimer, og du kommer næsten altid til uden ventetid! Ring og hør nærmere om, hvad vi kan gøre for dig.

Ofte stillede spørgsmål

Kontakt os